Roland Müller Geschäftsführer winwin Finance im Gespräch
Roland Müller Geschäftsführer winwin Finance im Gespräch

Vertriebsprozesse digi­ta­li­sie­ren – GFC koope­riert mit business//acts

Wo ist noch mal die Auftragsbestätigung? Was hat die Kollegin zuletzt mit den Kunden bespro­chen? An wel­chen Orten legen wir Dokumente zu Projekten, Aufträgen und Kunden ab, so dass sie im rich­ti­gen Moment für das gesam­te Team schnell auf­find­bar sind? Fragen wie diese bestim­men immer wieder den Geschäftsalltag. Sie rauben den Mitarbeitenden Zeit und ver­rin­gern poten­zi­ell die Service-Qualität.

Um diesen Herausforderungen zu begeg­nen, gibt es ver­schie­de­ne Arten von Geschäftssoftware wie CRM- und DMS-Systeme. Ein Großteil dieser Systeme zwingt den Kunden, sich ent­we­der für eine CRM- oder eine DMS-Lösung zu ent­schei­den. Oder beide Systeme mit auf­wän­di­ger, indi­vi­du­el­ler Integration mit­ein­an­der zu ver­bin­den, was gerade für mit­tel­stän­di­sche Unternehmen ein kaum rea­li­sier­ba­res Projekt dar­stellt. Vor allem da heute gleich­falls die Lösungen rund um Office 365 instal­liert sind.

sel­li­fy – eine fle­xi­ble CRDMS-Lösung für den Mittelstand

Es gibt jedoch auch Anbieter leicht­ge­wich­ti­ger Softwarelösungen, welche die Systemanforderungen von CRM und DMS funk­tio­nal mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren. Ein Spezialist dafür, mit dem die GFC-Gruppe jetzt koope­riert, ist die business//acts GmbH. Das Kölner Softwareunternehmen bietet mit sel­li­fy eine bewähr­te selbst­ent­wi­ckel­te Software an, die spe­zi­ell auf die typi­schen Anforderungen mit­tel­stän­di­scher Unternehmen abge­stimmt ist.

GFC stellt seinen Kunden die benö­tig­te Infrastruktur bereit, um sel­li­fy best­mög­lich ein­zu­set­zen. Dazu gehört das Hosting der Lösung sowie der Betrieb der Server und die Betreuung der Client-Geräte. Um sel­li­fy für ein ganz­heit­li­ches Dokumentenmanagement zu nutzen, küm­mert sich GFC auch um die rich­ti­ge Konfiguration von Peripheriegeräten wie Kopierern und Telefonlösungen.

Wir freuen uns sehr, gemein­sam mit sel­li­fy die Digitalisierung von mit­tel­stän­di­schen Unternehmen vor­an­zu­trei­ben“, sagt Christoph Hinseln, Geschäftsführer der GFC-Gruppe. „Und zwar ohne unnö­ti­gen Schnickschnack, son­dern ganz gezielt und prag­ma­tisch auf die tat­säch­li­chen Bedürfnisse der Betriebe abge­stimmt. So können wir Informationen aus Dokumenten besser nutz­bar und auch in SharePoint ver­füg­bar machen. Betriebswirtschaftliche Kennziffern können in Echtzeit bereit­ge­stellt werden. Mit einer smar­ten Systemlösung und einem leis­tungs­star­ken Toolkit ergibt sich ein klarer Mehrwert für unsere Kunden.“

Wir haben mit Boris Hose, dem Geschäftsführer und Inhaber von business//acts, gespro­chen, um mehr über die Lösung zu erfahren:

Welche Herausforderungen adres­siert sellify?

Boris Hose: sel­li­fy erleich­tert trans­ak­ti­ons­in­ten­si­ve Arbeitsschritte rund um das Kontakt‑, Vertriebs- und Auftragsmanagement. Es adres­siert ein Kernproblem vieler Unternehmen: Das Wissen über Kunden, Projekte und Vorgänge ist nicht zen­tral orga­ni­siert. Der Bearbeitungsstatus von Verträgen oder Angeboten ist dadurch häufig intrans­pa­rent. Nicht alle Mitarbeitenden sind auf dem glei­chen Stand. Die Flexibilisierung der Arbeitsorte als Folge der Pandemie hat dieses Problem ver­schärft. Der typi­sche Werkzeugkasten der Büroarbeit – Word‑, Excel- und Powerpoint-Dateien sowie eine Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk – ist da nicht mehr genug. Man braucht ein ver­bin­den­des Werkzeug, das darauf auf­baut und die geleb­ten Arbeitsprozesse unterstützt.

Wie löst sel­li­fy diese Probleme?

Boris Hose: Unsere Software setzt auf den gewohn­ten Arbeitsweisen auf, denkt sie aber weiter und schafft eine zusam­men­fas­sen­de Ebene. Gleichzeitig auto­ma­ti­siert die Lösung wie­der­keh­ren­de Schritte. Nehmen wir als Beispiel die Verwaltung von Belegen. Klassischerweise scannt man Dokumente ein und legt sie in einen Ordner. sel­li­fy erkennt nun durch Textextraktion, wo die Dokumente hin­ge­hö­ren – zum Beispiel durch eine Vertragsnummer – und weist sie auto­ma­tisch betrof­fe­nen Vorgängen zu. Die Dokumente landen im rich­ti­gen Kontext. Darüber hinaus kann das System auch Office-Dokumente und PDFs auf Basis von Templates gene­rie­ren – seien es Angebote, Verträge, Rechnungen oder Präsentationen und Kalkulationen. Man bekommt dadurch also echte digi­ta­le Prozesse, die Geschäftsabläufe ent­schei­dend beschleu­ni­gen, ver­ein­fa­chen und einen klaren Mehrwert brin­gen. sel­li­fy ist ein hoch­kon­fi­gu­rier­ba­res System, das sich an die Anforderungen vieler Branchen anpas­sen lässt. Ergänzend dazu ent­wi­ckeln wir auch indi­vi­du­el­le Erweiterungen.

Welche Vorteile erge­ben sich daraus für die Nutzer?

Boris Hose: Unternehmen bekom­men mit sel­li­fy eine nut­zer­freund­li­che Lösung für ein ganz­heit­li­ches Informationsmanagement. Aktivitäten, Dokumente, Termine und Aufgaben sind für die Nutzer trans­pa­rent und leicht zugäng­lich. Wiederkehrende Vorgänge lassen sich auto­ma­ti­sie­ren. Die Lösung funk­tio­niert auch off­line. Wenn Mitarbeitende mit schlech­ten Internetanbindungen im Home-Office sind, ist das kein Problem. Neben einem klar struk­tu­rier­ten Dokumentenmanagement und einer Formular- und Vorlagenverwaltung gibt es einen sehr mäch­ti­gen Angebotskonfigurator – mit Unterstützung kun­den­in­di­vi­du­el­ler Preislisten und Anbindungsmöglichkeiten an ERP-Systeme. Daher bezeich­nen wir sel­li­fy gerne als „CRDMS“, weil es die Kernfunktionen beider Systeme in einer Software zusam­men­bringt. Im Grunde genom­men geben wir Unternehmen damit ein ein­fach nutz­ba­res Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Geschäfts- und Vertriebsprozesse digi­ta­li­sie­ren können und ihre Kundenbeziehungen nach­hal­tig verbessern.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten von sel­li­fy erfah­ren? Planen Sie, Ihre Geschäfts- und Vertriebsprozesse stär­ker zu digi­ta­li­sie­ren? Wir bera­ten Sie gerne!

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