Roland Müller Geschäftsführer winwin Finance im Gespräch
Roland Müller Geschäftsführer winwin Finance im Gespräch

Ver­triebs­pro­zes­se digi­ta­li­sie­ren – GFC koope­riert mit business//acts

Wo ist noch mal die Auf­trags­be­stä­ti­gung? Was hat die Kol­le­gin zuletzt mit den Kunden bespro­chen? An wel­chen Orten legen wir Doku­men­te zu Pro­jek­ten, Auf­trä­gen und Kunden ab, so dass sie im rich­ti­gen Moment für das gesam­te Team schnell auf­find­bar sind? Fragen wie diese bestim­men immer wieder den Geschäfts­all­tag. Sie rauben den Mit­ar­bei­ten­den Zeit und ver­rin­gern poten­zi­ell die Service-Qualität.

Um diesen Her­aus­for­de­run­gen zu begeg­nen, gibt es ver­schie­de­ne Arten von Geschäfts­soft­ware wie CRM- und DMS-Sys­te­me. Ein Groß­teil dieser Sys­te­me zwingt den Kunden, sich ent­we­der für eine CRM- oder eine DMS-Lösung zu ent­schei­den. Oder beide Sys­te­me mit auf­wän­di­ger, indi­vi­du­el­ler Inte­gra­ti­on mit­ein­an­der zu ver­bin­den, was gerade für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men ein kaum rea­li­sier­ba­res Pro­jekt dar­stellt. Vor allem da heute gleich­falls die Lösun­gen rund um Office 365 instal­liert sind.

sel­li­fy – eine fle­xi­ble CRDMS-Lösung für den Mittelstand

Es gibt jedoch auch Anbie­ter leicht­ge­wich­ti­ger Soft­ware­lö­sun­gen, welche die Sys­tem­an­for­de­run­gen von CRM und DMS funk­tio­nal mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren. Ein Spe­zia­list dafür, mit dem die GFC-Gruppe jetzt koope­riert, ist die business//acts GmbH. Das Kölner Soft­ware­un­ter­neh­men bietet mit sel­li­fy eine bewähr­te selbst­ent­wi­ckel­te Soft­ware an, die spe­zi­ell auf die typi­schen Anfor­de­run­gen mit­tel­stän­di­scher Unter­neh­men abge­stimmt ist.

GFC stellt seinen Kunden die benö­tig­te Infra­struk­tur bereit, um sel­li­fy best­mög­lich ein­zu­set­zen. Dazu gehört das Hos­ting der Lösung sowie der Betrieb der Server und die Betreu­ung der Client-Geräte. Um sel­li­fy für ein ganz­heit­li­ches Doku­men­ten­ma­nage­ment zu nutzen, küm­mert sich GFC auch um die rich­ti­ge Kon­fi­gu­ra­ti­on von Peri­phe­rie­ge­rä­ten wie Kopie­rern und Telefonlösungen.

Wir freuen uns sehr, gemein­sam mit sel­li­fy die Digi­ta­li­sie­rung von mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men vor­an­zu­trei­ben“, sagt Chris­toph Hin­seln, Geschäfts­füh­rer der GFC-Gruppe. „Und zwar ohne unnö­ti­gen Schnick­schnack, son­dern ganz gezielt und prag­ma­tisch auf die tat­säch­li­chen Bedürf­nis­se der Betrie­be abge­stimmt. So können wir Infor­ma­tio­nen aus Doku­men­ten besser nutz­bar und auch in Share­Point ver­füg­bar machen. Betriebs­wirt­schaft­li­che Kenn­zif­fern können in Echt­zeit bereit­ge­stellt werden. Mit einer smar­ten Sys­tem­lö­sung und einem leis­tungs­star­ken Tool­kit ergibt sich ein klarer Mehr­wert für unsere Kunden.“

Wir haben mit Boris Hose, dem Geschäfts­füh­rer und Inha­ber von business//acts, gespro­chen, um mehr über die Lösung zu erfahren:

Welche Her­aus­for­de­run­gen adres­siert sellify?

Boris Hose: sel­li­fy erleich­tert trans­ak­ti­ons­in­ten­si­ve Arbeits­schrit­te rund um das Kontakt‑, Ver­triebs- und Auf­trags­ma­nage­ment. Es adres­siert ein Kern­pro­blem vieler Unter­neh­men: Das Wissen über Kunden, Pro­jek­te und Vor­gän­ge ist nicht zen­tral orga­ni­siert. Der Bear­bei­tungs­sta­tus von Ver­trä­gen oder Ange­bo­ten ist dadurch häufig intrans­pa­rent. Nicht alle Mit­ar­bei­ten­den sind auf dem glei­chen Stand. Die Fle­xi­bi­li­sie­rung der Arbeits­or­te als Folge der Pan­de­mie hat dieses Pro­blem ver­schärft. Der typi­sche Werk­zeug­kas­ten der Büro­ar­beit – Word‑, Excel- und Power­point-Datei­en sowie eine Ord­ner­struk­tur auf einem Netz­lauf­werk – ist da nicht mehr genug. Man braucht ein ver­bin­den­des Werk­zeug, das darauf auf­baut und die geleb­ten Arbeits­pro­zes­se unterstützt.

Wie löst sel­li­fy diese Probleme?

Boris Hose: Unsere Soft­ware setzt auf den gewohn­ten Arbeits­wei­sen auf, denkt sie aber weiter und schafft eine zusam­men­fas­sen­de Ebene. Gleich­zei­tig auto­ma­ti­siert die Lösung wie­der­keh­ren­de Schrit­te. Nehmen wir als Bei­spiel die Ver­wal­tung von Bele­gen. Klas­si­scher­wei­se scannt man Doku­men­te ein und legt sie in einen Ordner. sel­li­fy erkennt nun durch Text­ex­trak­ti­on, wo die Doku­men­te hin­ge­hö­ren – zum Bei­spiel durch eine Ver­trags­num­mer – und weist sie auto­ma­tisch betrof­fe­nen Vor­gän­gen zu. Die Doku­men­te landen im rich­ti­gen Kon­text. Dar­über hinaus kann das System auch Office-Doku­men­te und PDFs auf Basis von Tem­pla­tes gene­rie­ren – seien es Ange­bo­te, Ver­trä­ge, Rech­nun­gen oder Prä­sen­ta­tio­nen und Kal­ku­la­tio­nen. Man bekommt dadurch also echte digi­ta­le Pro­zes­se, die Geschäfts­ab­läu­fe ent­schei­dend beschleu­ni­gen, ver­ein­fa­chen und einen klaren Mehr­wert brin­gen. sel­li­fy ist ein hoch­kon­fi­gu­rier­ba­res System, das sich an die Anfor­de­run­gen vieler Bran­chen anpas­sen lässt. Ergän­zend dazu ent­wi­ckeln wir auch indi­vi­du­el­le Erweiterungen.

Welche Vor­tei­le erge­ben sich daraus für die Nutzer?

Boris Hose: Unter­neh­men bekom­men mit sel­li­fy eine nut­zer­freund­li­che Lösung für ein ganz­heit­li­ches Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment. Akti­vi­tä­ten, Doku­men­te, Ter­mi­ne und Auf­ga­ben sind für die Nutzer trans­pa­rent und leicht zugäng­lich. Wie­der­keh­ren­de Vor­gän­ge lassen sich auto­ma­ti­sie­ren. Die Lösung funk­tio­niert auch off­line. Wenn Mit­ar­bei­ten­de mit schlech­ten Inter­net­an­bin­dun­gen im Home-Office sind, ist das kein Pro­blem. Neben einem klar struk­tu­rier­ten Doku­men­ten­ma­nage­ment und einer For­mu­lar- und Vor­la­gen­ver­wal­tung gibt es einen sehr mäch­ti­gen Ange­bots­kon­fi­gu­ra­tor – mit Unter­stüt­zung kun­den­in­di­vi­du­el­ler Preis­lis­ten und Anbin­dungs­mög­lich­kei­ten an ERP-Sys­te­me. Daher bezeich­nen wir sel­li­fy gerne als „CRDMS“, weil es die Kern­funk­tio­nen beider Sys­te­me in einer Soft­ware zusam­men­bringt. Im Grunde genom­men geben wir Unter­neh­men damit ein ein­fach nutz­ba­res Werk­zeug an die Hand, mit dem sie ihre Geschäfts- und Ver­triebs­pro­zes­se digi­ta­li­sie­ren können und ihre Kun­den­be­zie­hun­gen nach­hal­tig verbessern.

Möch­ten Sie mehr über die Mög­lich­kei­ten von sel­li­fy erfah­ren? Planen Sie, Ihre Geschäfts- und Ver­triebs­pro­zes­se stär­ker zu digi­ta­li­sie­ren? Wir bera­ten Sie gerne!

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